La importancia del trabajo en equipo en los sistemas de gestión

Imaginemos la siguiente escena: al inicio de una competencia, el remo de una de las participantes se rompe y todos siguen remando menos ella, que en ese momento no sabe cómo proceder; pero, poco a poco, se da cuenta que su participación es muy importante y comienza a realizar el movimiento de remar, aún sin tener un remo en las manos. Todo el equipo se va moviendo en armonía y al final, ganan la contienda.

En los sistemas de gestión, como en el remo, la sincronía convierte esfuerzos individuales en fuerza colectiva.

Con este interesante video (ver en: El BRUTAL ejemplo de trabajo en equipo de esta remera que perdió su remo - TokyVideo), el 15 de febrero del 2024 inicia el taller gratuito que BICERT imparte a sus clientes, que en esta ocasión se refiere al trabajo en equipo y los sistemas de gestión.

El trabajo es un esfuerzo humano aplicado a la producción de riqueza o bienestar, mientras que el equipo es un grupo de dos ó más personas que interactúan, discuten y piensan de forma coordinada y cooperativa, unidas con un objetivo en común.

En la era digital, el trabajo en equipo ya no sólo requiere entender los procesos, sino los procesos automatizados, y esto es posible gracias a un trabajo colaborativo en los centros de trabajo.

De acuerdo con el experimentado instructor, Ing. Manuel Ramírez, "hoy en día nacen nuevas empresas que tienen una estructura horizontal y ya no vertical, cada vez más los espacios coworking son usados sobre todo por startups, nuevas empresas o empresas con un pensamiento joven e innovador acorde a los mercados en donde participan".

Para lograr la creatividad, es importante resaltar la diversidad de conocimientos, los distintos puntos de vista y perspectivas, así como las diferentes edades y sexos que conforman los equipos. Ya que, en estos casos, no resulta conveniente el pensamiento de grupo, que es cuando las personas se acomodan a la opinión que surja, aunque no coincida con su punto de vista individual.

La diversidad de conocimientos proviene de lo que se sabe de manera intuitiva y de la experiencia a lo largo de la vida.

Los equipos deben tener:

1. Objetivos muy claros (comunicados, consensuados y aceptados)

2. Conocer sus roles y responsabilidades y su nivel de autoridad (matriz R-A-C-I). La claridad en responsabilidades es uno de los aspectos que los auditores revisan para verificar que el sistema de gestión está correctamente implementado y comprendido por todos los niveles de la organización.

3. Claridad en la ruta crítica (ciclo P-H-V-A)

4. Comunicación continua y presencial en la medida de lo posible (seguimiento y medición)

5. Reconocimiento grupal de los logros (ambiente motivacional)

Con lo anterior, se desarrollan las siguientes habilidades:

Sin embargo, existen algunas reglas que deben cumplirse:

1. Tener una visión global y apoyarse entre todos los integrantes del equipo

2. Mantenerse en la misma dirección buscando el mismo objetivo

3. Alternar y compartir el liderazgo

4. Motivar a los miembros del equipo en cada logro

5. Mantenerse juntos ayudándose y acompañándose

Otro factor relevante está en la selección del equipo. En palabras del instructor, "...durante la selección del equipo de trabajo, muchos jugadores se esfuerzan en agradar durante el entrenamiento o en los ejercicios técnicos, (como en las entrevistas de trabajo). Sin embargo, su verdadera habilidad se reflejará en situaciones de competición, es decir, en un partido."

Para ello es importante:

De nada sirve todo lo anterior si no se cuenta con buenos líderes. Un líder en la era digital no impone, pero si brinda apoyo, construye relaciones en su equipo y establece objetivos, se autogestiona y da seguimiento efectivo hasta que se logren. El liderazgo es uno de los pilares evaluados en cualquier sistema de gestión certificado, ya que la alta dirección debe demostrar compromiso, asignación de recursos y seguimiento efectivo a los objetivos establecidos.

Por otra parte, el equipo de trabajo:

1. Analiza “cómo” hacer las actividades que logren el objetivo y determina los recursos necesarios

2. Estructura la ruta crítica del trabajo a realizar de forma autónoma y como contribuye de forma grupal

3. Se autogestiona y/o selecciona su equipo de trabajo, se asignan los roles y responsabilidades

4. Ejecuta el trabajo y da solución a los problemas

5. Prepara las evidencias objetivas de conclusión. Preparar evidencias objetivas claras y trazables facilita la evaluación externa y demuestra la madurez del sistema ante auditorías de certificación y seguimiento.

6. Rinde cuentas

Los principios que deben seguir los equipos de trabajo son los siguientes:

Y estos deben a su vez, establecer las herramientas de seguimiento y medición que les permitan una evaluación continua de sus actividades:

Los sistemas de gestión no dependen únicamente de procedimientos documentados, sino de equipos cohesionados capaces de trabajar bajo principios de liderazgo, medición y mejora continua. Cuando el trabajo en equipo está alineado con la estrategia organizacional, la organización se encuentra mejor preparada para afrontar evaluaciones externas y sostener su certificación en el tiempo.

A manera de conclusión y cierre, resulta imprescindible recordar que el escenario ya cambió, que la madurez de los equipos de trabajo ya no sólo depende de su conformación, integración y productividad, sino también de su capacidad de trabajar bajo un régimen de alto rendimiento:

La nueva era del trabajo en equipo requiere que también desarrollen y potencialicen la innovación.

Para ello, es recomendable que los equipos estén compuestos por las siguientes 4D's:

1. Diversos - distintos

2. Delegados - libres para tomar decisiones

3. Digitales - amigables con la tecnología

4. Dinámicos - proclives a la acción

Finalmente, el experimentado auditor líder y facilitador del taller nos dice: "... y si aparte de ello te preparas para ser un líder, transmitirás energía y fomentarás el compromiso, y con ello, el equipo puede sentirse inspirado para alcanzar las metas más complejas".

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