Tips para atender las auditorías ISO
- BICERT
- 2 may 2023
- 5 Min. de lectura
Actualizado: 7 nov
En el taller de abril de 2023, impartido de forma gratuita por BICERT a sus clientes y amigos, la calificada auditora y licenciada Alicia Yzabel Rangel Ordóñez, considera muy importante entender en que consiste una auditoria y que tipos de auditorías existen.
Una auditoría es un proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en el que se cumplen los criterios previamente establecidos.
Existen auditorías internas y externas, así como auditorías de primera, segunda y tercera parte. La diferencia está en su ejecución, es decir, pueden ser realizadas por la propia organización (internas o de primera parte) o por un organismo independiente (externas, de tercera parte, o tercerías). Mientras que las de segunda parte son aquéllas que se realizan entre dos organismos con un interés común, como, por ejemplo, las que una organización hace a sus proveedores y subcontratistas y viceversa.
Tal vez surja la pregunta, si una auditoría de certificación tiene la parte evaluada y la parte que evalúa, entonces ¿quién es la tercera parte? y la respuesta está en la sociedad que recibe nuestros productos o servicios (para ISO 9000), el medio ambiente (para ISO 14000), los y las trabajadores/as (para ISO 45000), y así sucesivamente.
Los tips para atender las auditorías ISO responden a las principales inquietudes que surgen ante las auditorias son, entre otras, las siguientes:
¿Qué nos van a preguntar? - se recomienda revisar, conocer, entender, aclarar el Plan de Auditoria, en él se especifican las áreas que serán evaluadas, los criterios de la norma que se van a auditar, quienes son los auditores, cuál es el alcance
Qué pasa si no contesto de manera correcta o me levantan una no conformidad (NC) - no debería de considerarse como algo grave, a menos que sea un problema sistémico. En realidad, todas las no conformidades son un área de mejora del sistema de gestión; además, las NC no se deben registrar a una persona sino a un proceso
Cuánto tiempo se tiene para la atención de los hallazgos - en la reunión de cierre se especifican claramente los tiempos dependiendo del tipo de hallazgo
Qué pasa si no se atienden las no conformidades - definitivamente se corre el alto riesgo de no recibir la certificación o perderla si ya se cuenta con ella
Duración de la auditoria - todas las auditorias son diferentes en tiempo y numero de auditores. Los organismos de certificación siguen estrictas reglas que toman en cuenta diversos aspectos de la organización por auditar. En el plan de auditoría se establece dicha información
Que evidencia se tiene que presentar - los datos que respaldan la existencia o la veracidad de algo; muy importante verificar que se cuenta con documentos vigentes, disponibles y congruentes entre lo que está escrito y lo realizado
Si alguien no puede atender la auditoria, ¿alguien más la puede atender? - es factible, aunque no del todo recomendable. Sólo que sea por causas de fuerza mayor, ya que el ejercicio de evaluación debe parecerse lo más posible a la situación que diariamente vive la organización
NO CONOCER BIEN LA NORMA - es muy recomendable conocer muy bien la norma auditada, capacitar a todo el personal ya que resulta ser una herramienta muy útil para defender sus puntos de vista ante el auditor
¿Me van a evidenciar cuando presentan los resultados? - no; recordar que la auditoria tiene un propósito constructivo y la mejora de los procesos
¿Qué pasa cuando el auditado no coopera o se encuentra con una actitud agresiva hacia el auditor? - es recomendable preparar a los equipos antes de las auditorías, sensibilizar a la alta dirección sobre los fines que se persiguen, y, si en el momento se presenta la situación, conviene solicitar un tiempo al auditor y llamar a la persona por separado para que guarde la calma y retome la verdadera finalidad del evento, que es la mejora del sistema de gestión
¿Me puede apoyar alguien más del equipo? - si está permitido, sólo que en ocasiones el auditor tiene la sensibilidad y decisión sobre quién debería proporcionar la respuesta, y así lo hace saber a los auditados
Qué pasa si solicitan una evidencia, si se cuente con ella, pero se responda que no - puede ser por nerviosismo o por desconocimiento del sistema; posteriormente se le puede presentar el auditor quien tomará la mejor decisión al respecto
Repercusiones si no contesto bien - esto va a depender mucho de la situación, no es lo recomendable ya que se espera que las personas conozcan bien sus procesos; se recomienda realizar ensayos y ejercicios de entrenamiento a través de las auditorías internas
No poder contestar - puede ser por nerviosismo o por desconocimiento; cada una requiere un tratamiento diferente, aunque en ambos es necesaria la preparación previa
Para la revisión de la documentación antes de la auditoria, se recomienda lo siguiente:
Disponer de la última versión
Revisar la vigencia
Tener muy clara su disponibilidad
No tener obsoletos
Establecer con cuáles documentos y registros se pueden evidenciar los criterios de la norma auditada
Los siguientes consejos también aplican para las auditorías internas y externas:
Por último, la expositora plantea situaciones que se presentan actualmente con las auditorías tanto presenciales como en línea.
En las auditorias presenciales, se recomienda la disponibilidad del personal, que éste se encuentre debidamente preparado y con la documentación a la mano.
Mientras que, para las auditorías remotas, se recomienda comunicar a todos los involucrados las tecnologías que se utilizarán y el alcance del evento; verificar que se disponga de los equipos y recursos necesarios, tales como el software de la videoconferencia, el personal de IT, y prever los registros que serán evaluados, de acuerdo con el plan de auditoría.
Durante la auditoría, es muy recomendable tomar nota de todos los comentarios y observaciones que surjan, no quedarse con dudas, tomarlo como un importante ejercicio para la propia organización, tener la evidencia objetiva y sobre todo, ser muy tolerantes durante todo el proceso.
Le invitamos a acercarse al experimentado equipo de BICERT. Nuestra trayectoria con más de 20 años de experiencia nos respalda: www.bicert.global
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