¿El contexto de la organización y de las personas, afecta su desarrollo y resultados?
- BICERT
- 6 sept 2022
- 4 Min. de lectura
Actualizado: 20 feb
Se sabe de un proverbio chino que dice "el aleteo de una mariposa en un lugar puede provocar un huracán en otra parte del mundo”; Cualquier pequeña acción, positiva o negativa, puede generar un efecto favorable o adverso.
Tomando en cuenta los sistemas caóticos en los que se desarrollan las personas y las empresas, cualquier evento no previsto puede alterar significativamente los resultados esperados.
Si un joven, por citar un ejemplo, decide posponer la realización de una tarea, o la atención que puede prestar a una de sus clases, las acciones posteriores pueden desencadenarse de una manera muy diferente a si lo hubiera hecho. Peor aún si decide tener amistades que lo conduzcan a través de modelos de conducta inadecuados.
En las empresas y en las organizaciones sucede algo semejante. A toda situación que les rodea se le conoce como "el contexto de la organización". Es decir, un conjunto de circunstancias que podrían alterar sus resultados.
En las normas ISO de Sistemas de Gestión, se establece como uno de sus requisitos lo siguiente:
"La organización debe determinar las cuestiones externas e internas
que son pertinentes para su propósito y que afectan a su capacidad
para alcanzar los resultados previstos de su sistema de gestión"
Este requisito, común en las normas ISO de sistemas de gestión, constituye la base sobre la cual se construyen los objetivos, la planificación y el enfoque basado en riesgos, y es uno de los primeros elementos que se revisan en un proceso de certificación.
¿No aplicaría igual para las personas?, ¿identificar cuestiones internas y externas que afecten o alteren su rumbo, sus propósitos? Ahora bien, ¿podemos influir en dichas situaciones? Depende de cada caso. De acuerdo con el Ing. Jorge Rafael Ruíz Martínez, en el taller impartido por BICERT para sus clientes y amigos, nos presenta la siguiente figura:
Esto es, las cuestiones externas pueden prevenirse, influir en ellas o definitivamente no dependen de nosotros; mientras que, para las internas, podemos hacer los cambios necesarios y controlar todo aquello que sí depende de nosotros.
Como factores externos, a manera de ejemplo, se plantean los siguientes:
Aspectos sociales, políticos, legales, financieros, tecnológicos, culturales o ambientales tanto a nivel internacional, como nacional, regional o local;
Nuevos competidores, contratistas, subcontratistas, proveedores, socios y prestadores de servicios, nuevas tecnologías, nuevas leyes y la aparición de nuevas productos o servicios.
Y como factores internos, los siguientes, por citar algunos ejemplos:
Administración y estructura de la organización, roles, rendición de cuentas;
Capacidades, entendidas en términos de recursos, conocimientos y competencia (por ejemplo, capital, tiempo, recursos humanos, procesos, sistemas y tecnologías);
Cultura en la organización (normas, directrices y modelos adoptados).
Por lo anterior, el Análisis FODA, acrónimo de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, resulta de gran utilidad para realizar las siguientes preguntas:
De tal forma que las Fortalezas y Debilidades corresponden a las situaciones internas, mientras que las Oportunidades y Amenazas se vinculan con las externas. Herramientas como el FODA facilitan estructurar el análisis del contexto, pero deben integrarse formalmente al sistema de gestión y mantenerse actualizadas como evidencia documentada.
Y, de acuerdo con el instructor y auditor líder, seguir con el análisis CAME:
Es decir, Continuar fomentando las Fortalezas, Mejorar en las Debilidades, Aprovechar las Oportunidades y Enfrentar las Amenazas. Transformar el análisis en estrategias concretas demuestra madurez organizacional y fortalece la coherencia entre el contexto, los objetivos estratégicos y los resultados evaluados en auditoría.
Es importante mencionar, que cada una de estas combinaciones debería estar acompañada de una estrategia, y mejor aún si la combinación incluye, por ejemplo, las Fortalezas con las Oportunidades, y las Debilidades con las Oportunidades, y así con las demás, como a continuación se muestra:
En el citado taller, se realizó el siguiente ejercicio con la aportación de diferentes organizaciones:
Otra herramienta que el experimentado auditor propone es el análisis PESTEL, acrónimo de los siguientes conceptos:
Algunos ejemplos de lo anterior son, los años electorales, la estabilidad de los gobiernos, los acuerdos comerciales entre los países, impuestos, flujo de dinero y de bienes y servicios, desempleo, inflación, tasas de interés, patrones culturales y del entorno, estructuras sociales, análisis de lo que los consumidores valoran, análisis de la competencia, avances tecnológicos, recursos a disposición, avances en el mundo digital, escasez de materias primas, leyes de protección al ambiente, consumo de energía, leyes y reglamentos, mano de obra, cultura de salud y seguridad en el trabajo, pandemias o enfermedades de temporada.
Y también se puede hacer una combinación de herramientas entre FODA y PESTEL como a continuación se muestra:
A manera de conclusiones, el instructor del taller recomienda realizar el análisis de forma sencilla y práctica de acuerdo a las necesidades de cada organización; ser muy específicos con relación al FODA; que el contexto de la organización puede ser tan amplio o pequeño como la organización lo desee; ir del enfoque general (macro) a lo particular (micro); realizar el análisis PESTEL antes del FODA, no después porque son perspectivas diferentes.
Finalmente, lo importante es determinar las cuestiones internas y externas que influyen a la organización sin importar el formato. Determinar adecuadamente las cuestiones internas y externas no sólo mejora la toma de decisiones, sino que fortalece la capacidad de la organización para demostrar cumplimiento ante estándares internacionales y mantener la eficacia del sistema a lo largo del tiempo.
Esperamos que este boletín le resulte de utilidad pues se ha detectado que algunas empresas suelen encontrar dificultades para documentar el requisito.
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