¿El contexto de la organización y de las personas, afecta su desarrollo y resultados?

Como la mariposa que prospera en su entorno, las organizaciones deben comprender profundamente su contexto para lograr el desarrollo y los resultados esperados.

Se sabe de un proverbio chino que dice "el aleteo de una mariposa en un lugar puede provocar un huracán en otra parte del mundo”; Cualquier pequeña acción, positiva o negativa, puede generar un efecto favorable o adverso.

Tomando en cuenta los sistemas caóticos en los que se desarrollan las personas y las empresas, cualquier evento no previsto puede alterar significativamente los resultados esperados.

Si un joven, por citar un ejemplo, decide posponer la realización de una tarea, o la atención que puede prestar a una de sus clases, las acciones posteriores pueden desencadenarse de una manera muy diferente a si lo hubiera hecho. Peor aún si decide tener amistades que lo conduzcan a través de modelos de conducta inadecuados.

En las empresas y en las organizaciones sucede algo semejante. A toda situación que les rodea se le conoce como "el contexto de la organización". Es decir, un conjunto de circunstancias que podrían alterar sus resultados.

En las normas ISO de Sistemas de Gestión, se establece como uno de sus requisitos lo siguiente:

"La organización debe determinar las cuestiones externas e internas

que son pertinentes para su propósito y que afectan a su capacidad

para alcanzar los resultados previstos de su sistema de gestión"

¿No aplicaría igual para las personas?, ¿identificar cuestiones internas y externas que afecten o alteren su rumbo, sus propósitos?

Ahora bien, ¿podemos influir en dichas situaciones? Depende de cada caso. De acuerdo con el Ing. Jorge Rafael Ruíz Martínez, en el taller impartido por BICERT para sus clientes y amigos, nos presenta la siguiente figura:

Analizar las Cuestiones Internas y Externas (Contexto) es fundamental para anticipar riesgos y aprovechar oportunidades, fortaleciendo así nuestro Sistema de Gestión.

Esto es, las cuestiones externas pueden prevenirse, influir en ellas o definitivamente no dependen de nosotros; mientras que, para las internas, podemos hacer los cambios necesarios y controlar todo aquello que sí depende de nosotros.

Como factores externos, a manera de ejemplo, se plantean los siguientes:

• Aspectos sociales, políticos, legales, financieros, tecnológicos, culturales o ambientales tanto a nivel internacional, como nacional, regional o local;

• Nuevos competidores, contratistas, subcontratistas, proveedores, socios y prestadores de servicios, nuevas tecnologías, nuevas leyes y la aparición de nuevas productos o servicios.

Y como factores internos, los siguientes, por citar algunos ejemplos:

• Administración y estructura de la organización, roles, rendición de cuentas;

• Capacidades, entendidas en términos de recursos, conocimientos y competencia (por ejemplo, capital, tiempo, recursos humanos, procesos, sistemas y tecnologías);

• Cultura en la organización (normas, directrices y modelos adoptados).

Por lo anterior, el análisis FODA, acrónimo de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, resulta de gran utilidad para realizar las siguientes preguntas:

El Análisis FODA es una herramienta esencial para comprender el contexto de tu organización, identificando fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas estratégicas.

De tal forma que las Fortalezas y Debilidades corresponden a las situaciones internas, mientras que las Oportunidades y Amenazas se vinculan con las externas.

Y, de acuerdo con el instructor y auditor líder, seguir con el análisis CAME:

La matriz FODA-CAME transforma la simple evaluación del Contexto en estrategias concretas: Corregir debilidades, Afrontar amenazas, Mantener fortalezas y Explotar oportunidades.

Es decir, Continuar fomentando las Fortalezas, Mejorar en las Debilidades, Aprovechar las Oportunidades y Enfrentar las Amenazas.

Es importante mencionar, que cada una de estas combinaciones debería estar acompañada de una estrategia, y mejor aún si la combinación incluye, por ejemplo, las Fortalezas con las Oportunidades, y las Debilidades con las Oportunidades, y así con las demás, como a continuación se muestra:

Matriz de Análisis FODA-CAME para un Sistema de Gestión

En el citado taller, se realizó el siguiente ejercicio con la aportación de diferentes organizaciones:

Ejemplo de una Matriz de Análisis FODA-CAME para un Sistema de Gestión

Otra herramienta que el experimentado auditor propone es el análisis PESTEL, acrónimo de los siguientes conceptos:

El Análisis PESTEL es el lente para examinar el Contexto Externo de la organización e identificar las oportunidades y amenazas clave para el éxito del Sistema de Gestión.

Algunos ejemplos de lo anterior son, los años electorales, la estabilidad de los gobiernos, los acuerdos comerciales entre los países, impuestos, flujo de dinero y de bienes y servicios, desempleo, inflación, tasas de interés, patrones culturales y del entorno, estructuras sociales, análisis de lo que los consumidores valoran, análisis de la competencia, avances tecnológicos, recursos a disposición, avances en el mundo digital, escasez de materias primas, leyes de protección al ambiente, consumo de energía, leyes y reglamentos, mano de obra, cultura de salud y seguridad en el trabajo, pandemias o enfermedades de temporada.

Y también se puede hacer una combinación de herramientas entre FODA y PESTEL como a continuación se muestra:

Matriz para Análisis PESTEL de un Sistema de Gestión

A manera de conclusiones, el instructor del taller recomienda realizar el análisis de forma sencilla y práctica de acuerdo a las necesidades de cada organización; ser muy específicos con relación al FODA; que el contexto de la organización puede ser tan amplio o pequeño como la organización lo desee; ir del enfoque general (macro) a lo particular (micro); realizar el análisis PESTEL antes del FODA, no después porque son perspectivas diferentes; Finalmente, lo importante es determinar las cuestiones internas y externas que influyen a la organización sin importar el formato.

Esperamos que este boletín le resulte de utilidad pues se ha detectado que algunas empresas suelen encontrar dificultades para documentar el requisito.

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