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Los 5 pasos para mejorar tu espacio

Actualizado: 4 oct 2023

El orden y la limpieza es algo que llega a causar un conflicto en las personas. Y es que uno de los aspectos que afecta es la parte emocional, inclusive por encima de la seguridad. Más que una política, el orden y la limpieza debería de convertirse en un hábito.


Es probable que durante la pandemia se haya demostrado que lo que antes utilizábamos, ahora ya no es tan útil. Y no sólo en los trabajos o en los sistemas de gestión (SG), sino también en el hogar. Sobre todo ahora, que en muchos casos, la casa se ha convertido en una extensión de nuestro trabajo.


Es lógico pensar que el orden y la limpieza siempre han existido; pero en 1960, la empresa automotriz Toyota desarrolló 5 pasos para cumplir con un simple propósito: "un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar".


El primer paso consiste en SELECCIONAR lo que tenemos, y es que la tendencia es acumular demasiadas cosas "por si las llego a necesitar". Es por ello que se debe clasificar y seleccionar:

  • Lo innecesario por lo necesario;

  • Lo excesivo por lo suficiente; y

  • Lo que no sirve por lo que es útil.

En palabras del ingeniero Rafael Ruíz, quien impartió el taller sin costo para los clientes y amigos de BICERT, dice: "venda, regale o tire todo aquello que no le sirve" (ropa en casa, documentos en la oficina, o todo lo que está de más en un área de trabajo o en una nave industrial.


Una vez que se ha seleccionado, el siguiente paso es: ORGANIZAR los espacios de trabajo. Una recomendación que nos da el experimentado auditor de SG, es "por su uso": ¿se requiere a cada momento, a diario, semanal, mensual, semestral o esporádicamente?; otras recomendaciones son: "por su ubicación", "por conjuntos, por colores, por ubicación, por accesibilidad o para evitar pérdidas".


El tercer paso de la metodología Toyota consiste en LIMPIAR, eliminar las fuentes de suciedad. La limpieza puede ser desde el aspecto personal, limpiar con frecuencia, recoger lo que está fuera de lugar, ver, tomar y regresar cualquier artículo a su lugar. Una frase interesante es la siguiente: "el lugar más limpio no es el que más se limpia, sino el que menos se ensucia".


En cuarto lugar tenemos que ESTANDARIZAR, crear patrones que nos recuerden mantener el orden y la limpieza cada día. Algunas formas de estandarizar consisten en listas de verificación, recordatorios, tableros de herramientas con el perfil delineado para saber en donde va cada una de ellas, y en todo caso, cuál de ellas falta.

Ventajas del orden en el espacio de trabajo para los SG
Ventajas del orden en el espacio de trabajo para los SG

Cabe mencionar que la capacitación y la elaboración de procedimientos forman parte de la estandarización.


Y el quinto y último paso consiste en el SEGUIMIENTO. De nada servirá una campaña temporal si no lo hacemos una y otra vez, en forma repetitiva. Se trata de prácticas constantes, capacitación, adiestramiento y motivación, recorridos de verificación, medidas preventivas, pero sobre todo, la cultura de la autoinspección. Y es que un HÁBITO se conforma por el SABER + QUERER + PODER.


Si bien los 5 pasos tienen una palabra japonesa vinculada a cada uno de ellos, una forma sencilla de recordarlos es con el acrónimo: SOLES (Seleccionar, Ordenar, Limpiar, Estandarizar y Seguimiento).


¿Qué ventajas o beneficios aporta esta metodología a los SG?

  • Mejorar las áreas de trabajo dentro de la organización

  • Incrementar la moral del personal

  • Aumentar el tiempo disponible por tener las cosas ordenadas (reducción de tiempo y energía)

  • Como medida de seguridad, reduce riesgos

  • Fácil acceso y retorno de los artículos

  • Mejoras en la calidad y la producción

  • Mayor eficiencia de los recursos y eficacia del personal

  • Sostener y mantener la limpieza y el orden

Como una reflexión final, el instructor del taller nos hace saber lo siguiente:


La limpieza de tus alrededores es responsabilidad de uno mismo. La limpieza de tus alrededores representa tu alma. La limpieza NO es un castigo, es un deber de todos. (Fuente: 3 Razones por las que los japoneses recogen la basura después de un partido – Hana.bi Japan + YOU)


Mientras sigamos pensando que ‘algo’ siempre es solo responsabilidad de ‘otro’, y esperemos que siempre ‘alguien’ se encargue de cualquier cosa que nosotros también podamos hacer, no estaremos preparados para trabajar a la japonesa” (Fuente: Trabajar al estilo japonés | Economía | EL PAÍS (elpais.com))

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